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Logistica per eCommerce: la guida completa

Il mondo cambia velocemente e anche l’universo eCommerce si evolve alla velocità della luce. Gestire al meglio la logistica del tuo business online ti permetterà di essere competitivo, cerchiamo di capire insieme come fare!

  • Logistica per eCommerce: cosa comprende
  • Come gestire la logistica ecommerce
  • Le principali tipologie di gestione
    • Gestione diretta
    • Gestione outsourcing
    • Dropshipping
  • Strumenti per la logistica del magazzino

Logistica per eCommerce: cosa comprende

Cosa fidelizza davvero un cliente? Sicuramente la qualità, il prezzo,  l’estetica… ma non solo!

C’è tutta una serie di attività che un venditore deve curare per far in modo che i clienti siano soddisfatti e diventino i primi promotori del tuo brand, come ad esempio la gestione del magazzino, l’evasione degli ordini e l’organizzazione delle spedizioni. Tutte queste attività compongono la logistica di un eCommerce e se fatte bene — insieme all’assistenza clienti — sono l’arma segreta per conquistare i clienti e raggiungere risultati stellari con il tuo business.

Non è facile però avere una logistica per eCommerce efficace ed efficiente: gli aspetti da curare sono tanti e anche complessi. Quante volte hai scelto di comprare da un eCommerce piuttosto che da un altro solo perchè sapevi che avevano una spedizione più veloce o economica, oppure per le politiche di reso più vantaggiose. Per non parlare di tutte quelle volte che hai smesso di acquistare da uno shop per via di una mancata spedizione o delle difficoltà a modificare un ordine già fatto. E se ti arrivasse l’oggetto sbagliato? 

Insomma se uno dei passaggi che fanno parte della logistica non è ben gestito rischi seriamente di perdere i tuoi clienti. 

Ma vediamo meglio quali sono le varie attività da curare per avere una logistica stellare.

  • La gestione del magazzino

Come per i negozi fisici avere una buona gestione del magazzino è fondamentale per dare una marcia in più al tuo shop. Sapere cosa c’è cosa non c’è, quando rifare gli ordini e dove sono collocati precisamente i prodotti è basilare per non incorrere in errori come spedizioni sbagliate o annullamenti di ordini a clienti che magari hanno già pagato. 

  • L’evasione degli ordini

Quando ti arriva un ordine di un tuo cliente sarà di vitale importanza la velocità e l’accuratezza con cui lo evaderai. Il prodotto da spedire dovrà essere prelevato dal magazzino, imballato e spedito.

  • L’organizzazione delle spedizioni

Le spedizioni vanno pensate bene. Non solo scegliere il corriere o i corrieri migliori, ma anche l’imballaggio è importante. Ottimizzare ogni aspetto è importante non solo per questione di tempo e soldi, ma anche per la tua  immagine. I clienti prestano attenzione anche a questi dettagli. Dall’estetica alla sostenibilità, ogni scelta in proposito dirà qualcosa di te e della tua filosofia.

E se qualcosa va storto? L’unico modo per minimizzare i danni è avere una buona assistenza clienti, che rappresenta il lato umano del tuo business. 

Affiancando alla gestione della logistica un buon servizio clienti ti permette di ottimizzare le prestazioni del tuo eCommerce. La cosa migliore per organizzare un buon customer care è quella di prevedere diversi touch point, in modo che ogni tipologia di cliente possa scegliere il modo di contattarti che più preferisce. Per ridurre i costi e i tempi di questo servizio è utile anche implementare e aggiornare costantemente una sezione FAQ.

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Come gestire la logistica di un eCommerce

Per avere una gestione eccellente della logistica del tuo eCommerce dovrai quindi integrare tutti questi aspetti: dallo stoccaggio alla spedizione, archiviando più informazioni possibile per il monitoraggio e l’analisi. Tutto questo è possibile grazie a software o a società esterne pensati a per coordinare e gestire tutte queste attività e alleggerirti il più possibile di questi aspetti, così che tu possa pensare alle strategie di comunicazione e vendita.

Detto questo, a seconda di come hai impostato il tuo progetto di vendita online, ci sono diversi modalità per organizzare e amministrare le logistica di un eCommerce: 

  • Gestione diretta
  • Gestione outsourcing
  • Dropshipping

Le principali tipologie di gestione

Gestione diretta

La gestione diretta è il metodo tradizionale per la gestione di un’attività di vendita sia online che offline, ma è anche la più impegnativa in termini sia economici che gestionali. 

Infatti il possedere un magazzino fisico e gestirlo in ogni suo aspetto, dall’allestimento alla pianificazione dell’inventario, per finire con tutti gli aspetti dell’evasione degli ordini come il picking e l’imballaggio. Sembra banale ma anche decidere come posizionare i prodotti e come muoverli per poterli prelevare potrebbe fare la differenza in termini di efficienza. 

La gestione diretta consente però un maggior controllo della tua attività, non esternalizzando nessun aspetto dipenderà tutto da te e potrai avere potere decisionale su ogni passaggio.

Questa modalità richiede grandi investimenti sia in termini di tempo che di denaro, non solo per via del magazzino, ma perchè dovrai investire nell’acquisto della merce prima di venderla. Anche tutta la parte di organizzazione richiederà molto tempo, togliendo spazio ad attività come la promozione e la strategia. In qualsiasi caso la cosa migliore è utilizzare software gestionali adatti ad alleggerire il tuo lavoro e che ti permettano di avere tutto sotto controllo.

Gestione outsourcing

Outsourcing è la contrazione di outside resourcing, che significa letteralmente “procurarsi all’esterno” e indica l’esternalizzazione di tutte quelle attività che nella gestione diretta vengono curate dalla azienda stessa.

Nel caso della logistica si parla di affidare a terze parti uno o più aspetti della logistica, queste società diventeranno a tutti gli effetti partner del tuo progetto e quindi la selezione deve essere accurata e basata sulle tue esigenze e su quelle dei tuoi clienti. 

La maggior parte di queste aziende si occupano di quelle attività legate alla ricezione, allo stoccaggio, all’organizzazione e gestione del magazzino e anche dell’imballaggio e dell’etichettatura, fino alla distribuzione delle merci che hai venduto.

Questa modalità ha il vantaggio economico di sollevarti da investimenti in strutture fisiche, personale e software gestionali e ti permette di avere una distribuzione sul territorio più ampia e scalabile, anche in tempi relativamente brevi. Questo ti dà la possibilità di concentrati su altre attività chiave per il tuo business come ricerca e sviluppo e marketing.

L’outsourcing però riduce il tuo controllo su processi essenziali e di rilevanza strategica come la gestione del magazzino e della spedizione, rendendo questa modalità rischiosa dal punto di vista della brand reputation e della soddisfazione del cliente. Per questo la scelta dei partner per l’esternalizzazione della logistica deve essere fatta in modo ben ponderato.  Affidati solo a società affidabili, trasparenti nei processi e dedite a creare una buona sinergia. 

Chiaramente in questo tipo di modalità gioca un ruolo importantissimo la sincronizzazione tra la tua piattaforma eCommerce e le società che ti forniscono il servizio. Le 3LP (Third Party Logistic Service Provider o Logistica conto Terzi) sono società che sopperiscono a tutte le tue esigenze riguardo alla logistica garantendo uniformità e qualità dei servizi offerti . 

Quando il cliente effettua l’ordine il centro di distribuzione riceve l’ordine e potrà spedire il pacco rapidamente, parallelamente il loro software aggiornerà l’inventario in modo da tenere traccia della merce presente nel magazzino ed eventualmente permettere i rifornimenti. 

È un approccio molto pratico e comodo, che ti permette di alleggerire il lavoro e renderlo più fluido. L’ outsourcing si fonda su un principio molto semplice: far fare agli altri quello che sanno fare meglio, in modo da ridurre i costi e dedicare più risorse allo sviluppo del core business dell tua impresa. Resta comunque presente l’investimento riguardo all’acquisto della merce.

Spesso però quello che porta a scegliere questa modalità sono le esigenze pratiche e strategiche più che quella di ridurre i costi, infatti è molto più utilizzata da grandi e medie aziende che necessitano di una distribuzione più capillare e hanno grandi cataloghi prodotto, altrimenti di difficile gestione.

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Dropshipping

Nel dropshipping, la gestione del magazzino e della sua logistica non sono di tuo interesse. Non avrai bisogno di una struttura né di gestire le attività ad essa legate. 

Il dropshipping  è una modalità di vendita online indiretta in tre passaggi:

  •  L’utente acquista un prodotto sul tuo eCommerce.
  • L’ordine arriva al titolare (retailer) che lo inoltra al fornitore (dropshipper).
  • Il dropshipper prepara il pacco e lo spedisce all’acquirente cliente per conto del retailer.

Questo tipo di strategia permette di avviare degli shop online senza grandi investimenti, garantendo anche un discreto catalogo prodotti e senza farsi carico di molti aspetti della gestione della logistica. 

I prodotti che vendi sono stoccati nel magazzino o nel centro logistico di chi li produce o li commercia all’ingrosso a livello internazionale. L’utente fa il suo acquisto, tu incassi e paghi il fornitore che invia la merce, tutto questo attraverso un sistema di gestione e piattaforme ad hoc che permettono la sincronizzazione in tempo reale evitando inconvenienti come il dover annullare un ordine a causa di un prodotto esaurito. 

Risparmierai, oltre che sulla gestione del magazzino anche sull’acquisto della merce perché la pagherai solo una volta ricevuto l’ordine e il pagamento del tuo cliente. 

La gran parte della soddisfazione del tuo cliente resta però nelle mani dei tuoi partner, come nell’outsourcing, 

In pratica con questa modalità tu sarai responsabile del marketing e della vendita di un prodotto, ma avrai poco o nessun controllo sulla qualità del prodotto, sullo stoccaggio, sulla gestione dell’inventario o sulla spedizione. Eliminerai così però molti costi e ti libererai da molte attività onerose.

Strumenti per la logistica del magazzino

I vari passaggi da considerare sono:

  • Ricezione: la merce e la relativa documentazione ti vengono consegnati dal tuo fornitore.
  • Stoccaggio: è la collocazione e organizzazione della merce nel magazzino, gestionale o inventario. Più sarà ragionata e ottimizzata più sarà facile poi evadere gli ordini.
  • Monitoraggio scorte: in base al monitoraggio degli acquisti e delle giacenze potrai capire quando riordinare un prodotto o creare una promo per smaltire delle rimanenze indesiderate. Nel tempo questo, se fatto in modo continuativo, ti permetterà di capire l’andamento delle vendite; in base ai dati ricavati potrai indirizzare la tua strategia di acquisto e di vendita.

Più è grande il tuo progetto o più vuoi farlo espandere più diventerà complesso gestire tutti gli aspetti senza fare confusione. Ed è qui ci vengono incontro i software di gestione dell’inventario. Questi software ti permettono di:

  • Monitorare l’inventario in tempo reale, ti forniscono un conteggio preciso dello stato delle tue scorte.
  • Impostare dei punti di riordino in modo da sapere quando è il momento inoltrare nuovi ordini al tuo fornitore.
  • Gestire facilmente gli SKU (Stock Keeping Unit) ed eventuali varianti di prodotto in modo da non fare confusione tra un prodotto e l’altro.
  • Sincronizzarsi con altri software per la gestione del tuo business in modo da automatizzare e velocizzare più attività possibili
  • Raccogliere dati sull’andamento delle vendite e dello stato delle scorte, tali da poter avere una visione di insieme e indirizzare al meglio la tua strategia
  • Fare previsioni sull’andamento degli ordini

Insomma per gestire al meglio un magazino e coordinare tutti gli aspetti della logistica del tuo eCommerce avrai bisogno di un sistema di gestione del magazzino (WMS). Potrai così monitorare le prestazioni del magazzino e raccogliere informazioni preziose per ottimizzarne la gestione. 

Parlando invece di evasione degli ordini è molto importante capire quanto è esteso il tuo business.

Se hai un piccolo shop con pochi prodotti, quando ricevi un ordine, trovare quello che cerchi in magazzino e spedirlo non sarà molto difficile, ma se hai molti prodotti e ricevi molti ordini la situazione cambia. 

Per poter gestire al meglio l’evasione degli ordini è davvero fondamentale avere fatto un buon lavoro con la gestione del magazzino, in modo da poter trovare facilmente il prodotto per prepararlo alla spedizione. Questa attività viene chiamata picking. 

Esistono anche magazzini automatici dove è la merce a raggiungere l’operatore, questo sistema riduce gli errori umani e i tempi di evasione. Chiaramente è un sistema adatto per grandi business. 

Se hai un eCommerce che vende in tutto il mondo e riceve molti ordini avere un solo magazzino in cui tenere tutta la merce ed evadere gli ordini non è una buona idea. Infatti questo ti porterebbe a tempi di spedizione molti diversi a seconda della geolocalizzazione del tuo cliente, per non parlare della mole di prodotti da stoccare. 

Avere dei centri logistici diffusi sul territorio ti permette di essere più vicino al cliente finale e di evadere l’ordine in modo più efficace. 

Non sempre però è possibile allestire più magazzini e occuparsi di tutti gli aspetti relativi alla loro gestione, per fortuna esistono società che offrono servizi logistici (3PL – Third Party Logistic Service Provider o Logistica conto Terzi). Queste aziende possiedono diversi centri logistici e ti permettono di esternalizzare lo stoccaggio della merce e l’evasione degli ordini. 

I tuoi fornitori invieranno la merce ai vari centri logistici designati, una volta ricevuto l’ordine questo verrà evaso dal magazzino più vicino alla destinazione finale diminuendo i tempi  e i costi di spedizione.

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Avere tutto l’inventario in un unico luogo è più economico a breve termine, ma può essere uno spreco di tempo e denaro man mano che il tuo business cresce soprattutto a causa delle spedizioni. Inoltre i clienti sono ormai abituati a ricevere gli ordini in pochissimi giorni, tempi più lunghi potrebbero far calare le vendite, e non di poco.

Anche se hai scelto di esternalizzare alcuni aspetti del tuo eCommerce e vendere in dropshipping o di gestire la logistica per eCommerce in outsourcing, le consegne sono comunque una tua responsabilità in quanto il cliente deluso o felice incide sulla tua brand awareness.

Sarà quindi necessario conoscere bene i corrieri che verranno utilizzati per le spedizioni e capire quali soddisfano al meglio le tue esigenze e quelle dei tuoi clienti. Alcuni degli aspetti da considerare sono:  tempi, capillarità, reputazione, costi, servizi aggiuntivi, assicurazione, triangolazione, contrassegno, tracciamento e monitoraggio e integrazioni specifiche per eCommerce. 

Oltre a questo è da considerare anche l’aspetto dei resi, che in molti casi è necessario garantire: i consumatori tendono a rinunciare all’acquisto in caso di reso a pagamento, mentre se previsto il reso gratuito gli acquisti possono aumentare anche del 457%! 

Anche per queste attività esistono diverse soluzioni che ti permettono di gestire da un unico pannello le spedizioni e stampare etichette generate in modo automatico, minimizzando gli errori e agevolando i processi di reso.

Infine è fondamentale raccogliere più dati possibile attraverso rapporti e approfondimenti:

I tuoi ordini vengono consegnati in tempo? Qual è il costo per ogni ordine? Posso ottimizzare tempi e costi passando da altri centri logistici e altri servizi di spedizione?

Di fronte a questa molte di informazioni non è facile prendere la decisione giusta, ma per poter scegliere basta porsi le domande giuste. Una delle cose fondamentali da sapere è cosa si aspettano i tuoi clienti da te, solitamente cercano affidabilità, velocità e qualità. Rendendo la tua logistica efficiente potrai ottenere affidabilità e velocità, scegliendo bene i tuoi prodotti la qualità.

Comunica sempre al meglio con chi acquista dal tuo eCommerce, soprattutto nella fase post vendita. Sfrutta questo momento per fare upselling o per fidelizzare il cliente con promo personalizzate, vedrai che risultati, noi di Qaplà siamo esperti anche in questo aspetto!

A questo punto non ci resta che augurarvi: Lunga vita e prosperità!

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Gestire le spedizioni di un eCommerce richiede attenzione e un certo numero di tempo. Qapla’ è lo strumento giusto per avere sempre la situazione degli ordini sotto controllo, gestendoli da una unica piattaforma, e risparmiando anche un’importante quantità di tempo.
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