Ah la burocrazia! Una volta capite quali sono le tue esigenze , trovato il corriere o il giusto servizio di logistica, dovrai mettere nero su bianco su un contratto tutto ciò che serve per regolamentare il rapporto professionale tra lui ed il tuo eCommerce. Stipulare un contratto dettagliato e trasparente con il tuo fornitore di servizi ti metterà al riparo da brutte sorprese.
- Cos’è un contratto di logistica per eCommerce
- Cosa comprende un contratto di logistica
- Perché un contratto per la logistica eCommerce
Cos’è un contratto di logistica per eCommerce
Ogni eCommerce vende prodotti diversi per target diversi, questo vuol dire che non esiste un corriere o un servizio di logistica migliore in assoluto ma solo quello più adatto a te. Con il termine logistica si intende quel settore aziendale che si occupa dell’approvvigionamento, della distribuzione dei materiali e dei prodotti finiti.
Ma vediamo insieme perché esternalizzare questa attività e come farlo al meglio.
Spesso affidarsi a terzi per la logistica, ovvero gestire in outsourcing il tuo commercio online, significa curare meglio il tuo core business. Che si affidi tutta o solo una parte della logistica, esternalizzare significa trarre benefici in termini di costi e tempi di esecuzione per quanto riguarda la gestione del magazzino, l’evasione degli ordini e chiaramente le spedizioni. Le aziende che si occupano di questo tipo di servizi hanno a disposizione magazzini, personale, software, insomma tutto ciò che serve per il tuo business.
Si corre però il rischio di perdere il controllo diretto sull’andamento effettivo di queste attività. I tuoi clienti non vorranno sentire scuse, se hanno acquistato da te la responsabilità è tua sempre e comunque. Per questo è importante collaborare con fornitori di fiducia e sottoscrivere un contratto che regoli il rapporto fin nei minimi dettagli.
Il contratto per la logistica è un contratto atipico, per cui ancora non si hanno degli accordi contrattuali definiti e standard. Questo significa che tu e il tuo fornitore avrete molto spazio di azione nella redazione di questo contratto, che, se da un lato è un ottima cosa in termini di elasticità, dall’altro richiede un’attenzione maniacale ai dettagli, nonchè un’ottima previsione sullo sviluppo della tua attività online.
Il contratto dovrà definire legalmente la responsabilità e gli impegni sottoscritti tra le parti, può trattarsi dell’esternalizzazione di uno o più servizi o in alcuni casi di una vera e propria partnership.
La formulazione di un contratto che disciplini la fornitura dei servizi logistici diventa quindi complessa, soprattutto quando riguarda la gestione dell’intera logistica: si dovrà descrivere puntualmente le prestazioni dovute, anche nei modi e nei tempi della loro esecuzione, si dovranno decidere dei corrispettivi e le relative modalità di pagamento, le coperture assicurative e in certi casi si dovrà determinare la compatibilità dei sistemi informatici, ecc.
In pratica il contratto di logistica disciplina tutte le fasi del procedimento logistico che vengono affidate a terzi, che possono essere: la gestione e lo sviluppo tecnico, economico, amministrativo e legale del processo dei flussi, sia fisici sia informativi, le materie prime, dei semilavorati e dei prodotti finiti, in entrata o in uscita, dagli stabilimenti del produttore o del distributore.
Il punto è ottenere delle condizioni vantaggiose e che ti permettano di guadagnare dalle vendite, mantenendo comunque degli alti standard di qualità in merito a imballaggi, spedizioni e resi.
A seconda del tipo di servizi di cui avrai bisogno dovrai fare attenzione a cose diverse. Ad esempio se spedisci all’estero e ti servono magazzini sparsi sul territorio per garantire la massima rapidità nelle consegne solo alcune aziende potranno soddisfarti. Diversamente se hai un magazzino tuo ma necessiti di avere un ottimo servizio di spedizione soprattutto in uno specifico territorio allora le tue ricerche si concentreranno su corrieri specializzati in consegne locali.
Spesso il criterio di redazione del contratto si basa più sui risultati attesi dal titolare dell’eCommerce piuttosto che alla semplice descrizione dei servizi garantiti dall’operatore logistico, così facendo si riduce il rischio di controversie e si dà anche la possibilità al fornitore di gestire in modo autonomo i singoli aspetti del lavoro e migliorare il servizio.
Nel caso tu stia iniziando ti consigliamo di non dire che sei alle prime armi, potresti perdere potere contrattuale e di chiedere più preventivi in modo da poterli usare per mettere in concorrenza i vari fornitori. Una buona politica è anche quella di scegliere più fornitori, magari sfruttando le loro peculiarità per garantire un servizio migliore ai tuoi clienti. Ad esempio se spedisci sia in Italia che all’estero potresti usare due diversi corrieri, uno specializzato sul territorio nazionale e l’altro più adatto a consegne internazionali.
Cosa comprende un contratto di logistica
Le principali tipologie di contratto logistico sono quattro:
- Appalto di servizio semplice, solitamente è adatto a piccole imprese;
- Appalto di servizio complesso, ottimo per le medie imprese, comprende servizi variabili di relativa complessità;
- Open book, sono contratti con aziende di grandi dimensioni e fanno riferimento a vincoli che riguardano l’impegno di risorse umane e finanziarie di medio periodo;
- Open book con suddivisione dei benefici, sono contraddistinti da una elevata flessibilità e complessità del servizio richiesto a fronte di una ripartizione stabilita contrattualmente dei risultati ottenuti nella fornitura del servizio.
La prestazione logistica si compone di singole prestazioni, corrispondenti ai contratti tipici di trasporto, deposito, spedizione. Ma questi servizi perdono la loro individualità per diventare parte di una prestazione più complessa il cui scopo è realizzare l’interesse del produttore o del distributore nella gestione dei flussi di merci.
Come dicevamo prima, il contratto di logistica per sua natura non può comprendere solo l’attività di per sé, ma deve tenere conto di tutte le operazioni accessorie necessarie per raggiungere l’obiettivo stabilito. Va da sé che in questo tipo di contratto non hanno rilievo solo le singole attività (trasporto, deposito, spedizione, appalto, opera intellettuale), che vanno comunque regolamentate, ma anche il loro coordinamento in funzione dei risultati prestabiliti.
Al momento non c’è un accordo sulla qualificazione giuridica di tale contratto, ma si sta consolidando una sorta di consuetudine, come è avvenuto per il leasing.
Tendenzialmente sembra che a livello legale le norme che meglio regolano il contratto di logistica sono quelle riferite alla somministrazione e le norme dell’appalto. Questa soluzione permetterebbe di avere da un lato autonomia contrattuale e dall’altro un ambito giuridico di riferimento, almeno in linea di massima.
In sede contrattuale, per essere sicuro di ottenere delle buone condizioni, dovrai prestare particolare attenzione non solo ai costi di spedizione ma anche ai servizi accessori che spesso fanno lievitare i costi di servizio.
Per quanto riguarda il magazzino e la gestione degli ordini:
- Costo spallettizzazione e sistemazione sugli scaffali (ingresso della merce nel magazzino e per il suo posizionamento sui rack)
- Costo preparazione ordine (in genere il costo si aggira sui 10 cent per ogni pezzo toccato per comporre l’ordine)
- Costo materiali imballo (oppure controllare che sia possibile fornire il proprio materiale soprattutto se avete studiato un imballo ottimizzato per ridurre i volumi e/o brandizzato)
- Costo di uscita della merce quando parte l’ordine
- Costo emissione documento di trasporto quando parte l’ordine
Per quanto riguarda la spedizione:
- Supplemento Carburante (Fuel Surcharge)
- Spese di Giacenza
- Costo telefonata al cliente per la consegna
- Spese per Contrassegno
- Consegna al piano
- Assicurazione
Diventa fondamentale anche capire se il fornitore ha un suo software gestionale in grado di integrarsi con il tuo eCommerce così da automatizzare tutto il processo di inoltro dell’ordine e di gestione dell’inventario. In caso scegliate di collaborare con una società che non ne prevede uno suo o che ne prevede uno che non soddisfa a pieno le vostre esigenze, esistono numerose alternative per poter colmare questa lacuna e lanciare in orbita il vostro eShop. Ad esempio, oltre a gestire corrieri e spedizioni, potrete anche personalizzare le email transazionali e la tracking page con appositi software come Qapla’, nonché stampare le etichette in modo da evitare errori che potreste pagare cari!
Un’altra cosa molto importante di cui tenere conto riguardo alle caratteristiche del servizio di logistica è il suo servizio clienti, sia che ti serva solo per rapportarti con il fornitore sia che debba fare le veci del tuo servizio clienti nella risoluzione di problemi riscontrati dai consumatori inerenti ai servizi che ti presta. Un buon servizio clienti è necessario per avere sempre la possibilità di intervenire tempestivamente e con successo qualsiasi cosa accada, e qualcosa prima o poi accade sempre!
Si ricordi che il venditore è responsabile della merce fino a quando non è nelle mani del consumatore, secondo la Direttiva dei Consumatori del 2014. Dunque, curare la consegna è non solo un volano per future vendite ma un dovere contrattuale.
Perché un contratto per la logistica eCommerce
Aprire un negozio online è molto più complesso e dispendioso di quello che si pensa, anche solo strutturare il sito e creare un’immagine coordinata competitiva può richiedere un discreto investimento. Per questo, si consiglia di esternalizzare i servizi che non fanno parte del tuo core business, come la logistica.
Infatti ti permetterà di ammortizzare gli investimenti legati all’affitto/acquisizione e manutenzione di uno spazio per il magazzino, il personale addetto alle operazioni di evasione dell’ordine e ai servizi correlati, come la movimentazione della merce, e chiaramente alle spedizioni. Per non parlare della possibilità di avere più magazzini sparsi sul territorio di interesse, cosa che ti permetterà di ridurre i costi e i tempi di spedizione in quanto potrai diminuire di molto il tragitto fino al consumatore finale.
Se al contratto per la logistica del tuo eCommerce affiancherai anche un buon software che ti agevoli, magari con un buon servizio di marketing automation, allora sì che potrai concentrarti sul tuo business e farlo arrivare tra le stelle più luminose della galassia eCommerce!
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