Se hai mai ricercato come organizzare il flusso delle informazioni e delle operazioni della tua azienda eCommerce, ti sarai imbattuto facilmente nell’acronimo ERP. Un software ERP può essere la soluzione per rendere più efficiente il tuo lavoro e migliorare la qualità del tuo servizio? In questo articolo facciamo chiarezza su:
- Che cos’è un ERP
- A cosa serve un ERP nell’eCommerce
- Quando è necessario adottare un ERP nell’eCommerce
- Come connettere l’ERP a un software di tracking post-vendita
Che cos’è un ERP
ERP è l’acronimo inglese di Enterprise Resource Planning e indica quindi l’insieme delle attività di pianificazione delle risorse e dei processi aziendali. La sigla si accompagna quasi sempre a software o gestionale, di conseguenza con ERP ci si riferisce solitamente al programma utilizzato per queste funzioni.
L’espressione è stata coniata da Gartner nel 1990. I software ERP sono nati per aggregare le informazioni dei programmi gestionali utilizzati dai diversi dipartimenti aziendali dagli anni 60. Inizialmente indicati con MRP (Material Requirements Planning), questi riguardavano principalmente la fase produttiva: pianificazione degli ordini dai fornitori, gestione del magazzino e delle giacenze, controllo dei tempi di arrivo dei materiali e di messa in produzione. Nel momento in cui sono nati software per coordinare anche le vendite, le relazioni con i clienti, le risorse umane e altro ancora, è sorta la necessità di ERP omnicomprensivi, con l’obiettivo di fornire informazioni aggiornate e univoche a tutti i reparti.
C’è però differenza tra gestionale e ERP. I gestionali sono tipicamente destinati alla raccolta e elaborazione di dati e risultati, per renderli disponibili a tutta l’azienda. Gli ERP, invece, hanno come scopo principale quello di offrire soluzioni in base ai dati raccolti e automatizzare i workflow delle diverse aree aziendali.
A cosa serve un ERP nell’eCommerce
L’adozione di un software ERP in un eCommerce può servire per molteplici ragioni:
- allineamento di tutti i reparti riguardo a informazioni presenti su un unico programma;
- riduzione degli errori e del tempo richiesto per recupero dei dati;
- gestione del magazzino, con info aggiornate sugli articoli in stock, le scadenze e l’automazione di processi come il riordino dai fornitori;
- creazione di report completi e accurati, comprensivi di tutti i processi aziendali, con evidenzati i KPI che hai scelto di monitorare;
- visione completa su costi e ricavi e simulazione dell’impatto economico di alcune possibili scelte (es. applicazione di sconti, variazione spese di spedizione, ecc.);
- calcolo del life time value di ciascun cliente;
- automazione di operazioni standardizzabili come l’invio delle email di conferma ordine o l’update del numero di articoli disponibili sul tuo sito.
Un ERP rende più efficiente tutta questa serie di funzioni, ma non si applica chiaramente a ciò che richiede creatività o una decisione strategica. Se sceglierai di affidare a un ERP le operazioni misurabili e automatizzabili, avrai più tempo e risorse da dedicare a tutto il resto.
Quando è necessario adottare un ERP nell’eCommerce
Quando è necessario adottare un ERP in un eCommerce? La risposta più banale potrebbe essere quando non è più sostenibile controllare tutte le operazioni e coordinare i diversi reparti senza alcun “collettore di informazioni”. Quindi, si potrebbe pensare che solo grandi store ne abbiano effettivo bisogno o possano sostenerne i costi. La verità è che nessuna piattaforma eCommerce è in grado di restituire statistiche complete su tutti i processi aziendali nè dialoga, se presenti, con programmi di contabilità, piattaforme per email marketing o CRM usati dal team di assistenza. Tenere le informazioni in “silos” non comunicanti non può che appesantire e rallentare il lavoro e rendere quindi insostenibile la crescita. Se lavori già con tanti fogli Google o Excel, puoi capire il vantaggio di avere tutto raccolto in modo organico su un unico pannello.
Esistono oggi soluzioni ERP che si adattano a tutte le realtà: ne sono un esempio i nostri partner ABAS ERP, MDP software, X-plain. Allineare il management, il reparto marketing, il servizio clienti e il magazzino ha un impatto fin da subito anche sul servizio percepito all’esterno: eviterai di mettere in vendita prodotti in via di esaurimento, potrai recuperare i dati o lo storico di un cliente, darai informazioni accurate sui tempi di consegna.
Come connettere l’ERP a un software di tracking post-vendita
Tra i workflow che è opportuno automatizzare in un eCommerce ci sono senz’altro quelli inerenti alla fase di spedizione. Software come Qapla’ ti permettono di configurare un processo automatico di creazione e stampa delle etichette dei corrieri e di invio delle notifiche sul tracking ai destinatari tramite email, SMS e WhatsApp. Il programma integrato con i sistemi dei corrieri e le piattaforme eCommerce fornisce informazioni aggiornate sull’avanzamento di tutte le consegne, compresi eventuali problemi e segnalazioni e consente di intervenire direttamente (ad esempio, per svincolare delle giacenze o avvertire i clienti).
Come connettere il tuo ERP a un software di gestione delle spedizioni in modo di monitorare questa fase sullo stesso pannello? L’integrazione può avvenire tramite sincronizzazione bidirezionale: i 2 sistemi si aggiornano contemporaneamente con gli stessi dati. Così facendo, le informazioni continuano a coesistere separati sui diversi pannelli. Un altro metodo è l’aggregazione, con cui vengono prelevati i dati da più fonti e inseriti in un’unica applicazione, in questo caso l’ERP.
Esistono soluzioni come il partner Qapla’ Semplisio che riducono ogni sforzo di integrazione. Piattaforme come questa nascono proprio come “ponti” per collegare via API molteplici programmi aziendali (comprese le piattaforme eCommerce). Ogni informazione modificata o aggiunta da un software è comunicata automaticamente agli altri collegati, mediata e “tradotta” dalla piattaforma. Grazie alle API condivise, non c’è bisogno di nessun intervento manuale. Integrando anche Qapla’ all’ERP aziendale, si chiude il cerchio dell’ordine online, con la spedizione e le comunicazioni sulla consegna sotto il pieno controllo del tuo team.
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