In questi giorni carichi di incertezze chi si trova a gestire un’attività commerciale ha di fronte a sé non pochi ostacoli da superare. Le paure sono molte, ma in Italia si può fare tanto per superare questa delicata situazione. Molte realtà commerciali hanno la possibilità, adesso, di effettuare il passaggio da analogico a digitale e prepararsi per una gestione agile, gestibile anche a distanza e che rivoluzioni l’approccio al lavoro. La Digital Transformation ha portato gli smart worker in Italia ad essere 570.000, in crescita del 20% rispetto al 2018, ma questo “terreno” è ancora tutto da esplorare…
La percentuale di grandi imprese che ha avviato al suo interno progetti di Smart Working è del 58%, e quella delle PMI è del 12%. Tutti questi dati sono stati raccolti per il 2019 dall’Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano (e saranno inevitabilmente destinati a crescere esponenzialmente per il 2020): https://www.osservatori.net/it_it/osservatori/comunicati-stampa/crescita-smart-working-engagement-italia-2019
È il momento di rimboccarsi le maniche e proiettarsi nel futuro, per essere pronti a gestire al meglio il ritorno alla normalità. Digital transformation significa, dunque, anche “smart working”: l’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce come una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Smart Working: come organizzare il team di lavoro di un eCommerce
Non si tratta di semplice telelavoro, ma di strutturare tutte attività e il team così da rendere più snelli i processi di lavoro. Nel caso di un eCommerce, non si potrà ovviamente sostituire il lavoro in magazzino e tutto ciò che è legato alla logistica, ma customer care e marketing possono essere svolti separati e a distanza. Inizialmente potrà sembrare complesso, ma molti strumenti ci vengono in aiuto per gestire al meglio comunicazioni interne, riunioni e flusso di lavoro.
Alcune semplici prassi quotidiane possono migliorare considerevolmente il workflow per:
- Ottimizzare tempi e modalità. Come ad esempio impostare una riunione di progress settimanale in cui si fa il punto di tutti i reparti: commerciale, amministrativo, comunicazione.
- Capire come impostare la settimana lavorativa, ascoltando ogni responsabile e le sue proposte.
- Suddividere le attività lavorative in task dettagliati e precisi, così da permettere al vostro collega di gestire la sua schedule con praticità.
- Comunicare ai colleghi coinvolti le call in programma, con orari precisi e argomenti da affrontare, così da aumentare l’efficacia e la proattività nei confronti del team e dei clienti.
Un approccio orizzontale alla gestione delle attività inoltre responsabilizza il team che diventa più coeso nonostante le distanze.
Quali strumenti ci possono aiutare ad avviare la nostra attività online?
Online è possibile trovare tutto ciò che serve per settare il vostro ufficio personale: caselle di posta, agende, sale riunioni virtuali e in più avrete l’ottimo caffè di casa sempre a disposizione!
In questo particolare momento non possiamo non segnalare l’iniziativa del Ministero per l’Innovazione attraverso l’Agenzia per l’Italia Digitale,denominata Solidarietà Digitale, un portale dove trovare strumenti gratuiti di e-learning, smart working, management, intrattenimento e molto altro per abbattere i limiti del distanziamento sociale. Anche Qapla’ ha aderito fornendo ai merchant alcuni servizi gratuiti molto utili in questo momento: le integrazioni con i corrieri per la stampa etichette.
Per tutte quello che riguarda la gestione eCommerce ecco qui gli strumenti a disposizione: alcuni tra i tool più diffusi per la gestione del lavoro agile si trovano all’interno di G Suite che vi permetterà di gestire le vostre comunicazioni mail tramite Gmail, tutto ciò che è passaggio di documenti e files tramite Google Drive, le vostre schedule via Google Calendar e i vostri meeting via Hangouts – Google Meet (e molto altro ancora).
Un’altra attività fondamentale per una buona gestione agile è sicuramente il coordinamento delle attività operative, come, ad esempio, l’aggiornamento dei cataloghi prodotto del vostro eCommerce o quello del listino prezzi o la gestione degli ordini. Tutte queste attività possono essere listate in task da assegnare ai vostri colleghi, ed esistono molti tool per il task management, come Asana o Trello, attraverso i quali potrete comunicare con il vostro team in modo efficace. Un altro tool molto pratico e semplice da usare per tenere sott’occhio progressione e grado di priorità delle attività dei collaboratori è Monday.
Se siete in una fase di progettazione o re-design, ad esempio del sito eCommerce o di una piattaforma, o semplicemente volete schematizzare idee e note per un progetto e condividere la board con il team coinvolto, uno strumento utile e dal facile utilizzo è Milanote.
Ma, se vi state affacciando adesso alle vendite online, prima di tutto questo dovrete scegliere quale CMS usare per creare il vostro eCommerce: tra gli aderenti a “Solidarietà Digitale”, date un’occhiata a Shopify o Storeden per capire come sia ormai molto accessibile a tutti la possibilità di avviare un’attività di commercio online. Sempre navigando sulla pagina dei servizi offerti in occasione di questo periodo, una volta scelto il vostro CMS, trovate il vostro dominio grazie a Register e per la gestione delle vostre attività di CRM (Customer Relationship Management) potete consultare Vtenext o Salesforce. Infine, per tutto quello che riguarda le gestione delle vendite e la loro fatturazione esiste Lamiafattura.cloud
Se, invece, vuoi iniziare a vendere su un Marketplace, c’è una nuova opportunità messa a disposizione per l’emergenza covid19 da AliExpress, il sito del gruppo Alibaba per i retailer online verso i consumatori finali in tutto il mondo. Per due mesi a partire dal 18 aprile tutti i venditori italiani presenti sulla piattaforma e quelli che si uniranno in questo arco di tempo potranno gestire il proprio business in maniera totalmente gratuita, senza commissioni sulle vendite da parte di AliExpress (e senza alcun canone di iscrizione). In più nelle prossime settimane, AliExpress darà una particolare evidenza ai venditori italiani per promuovere la vendita dei loro prodotti sia in Italia che all’estero, in particolare in UE e in Russia.
È ora disponibile l’integrazione proprio tra Qapla’ e AliExpress, così da gestire tutti gli ordini provenienti anche da quel marketplace sulla piattaforma di tracking e marketing post vendita.
Usare Qapla’ con 10 o più utenti in smart working
Anche Qapla’ si rivela uno strumento molto flessibile per l’utilizzo a distanza da più operatori. Su un unico account di un eCommerce sulla piattaforma possono infatti operare, senza costi aggiuntivi, fino a 10 utenti contemporaneamente (se ne possono aggiungere altri a pagamento).
C’è di più: ogni operatore, abilitato da un admin, può avere una visualizzazione diversa della dashboard, senza influire su quella altrui: in questo modo, chi si occupa di stampa lettere di vettura (logistica e magazzino) vedrà la piattaforma in un modo diverso rispetto agli operatori di customer service, più interessati a seguire il tracking in tempo reale di tutte le spedizioni, con le relative segnalazioni. Dividere e organizzare il lavoro in certi casi frenetico di questi giorni è più semplice e fa risparmiare tempo prezioso.
Se sei nuovo su Qapla’, puoi scoprire la praticità di avere la gestione degli ordini e delle spedizioni su un unico strumento, usufruendo fino al 31 maggio dei Connettori Corrieri gratuiti per la stampa delle tue lettere di vettura di tutti i principali vettori nazionali e internazionali.
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