Sistema doganale ICS2: come rispettare la normativa per spedizioni internazionali
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Le nuove normative doganali ICS2

Quali sono gli obblighi ICS2 sulle spedizioni eCommerce? Scopri come Qapla’ ti semplifica il lavoro.

ICS2 (Import Control System 2) si inserisce all’interno di un processo di riforma del sistema doganale europeo, che è in corso di attuazione a partire dal 2021 e che ha come finalità: rafforzare la sicurezza dei cittadini europei e la libera circolazione delle merce legittima proveniente da Paesi extra-UE e, al tempo stesso, consentire una trasmissione efficace e più veloce dei dati per l’identificazione di eventuali minacce.

In questo articolo approfondirai:

ICS2 consiste nella modifica dell’Import Control System, il sistema doganale trans-europeo per la gestione dei rischi legati alla merce in ingresso nel territorio doganale europeo (che include, oltre ai 27 Paesi UE, anche Svizzera, Irlanda del Nord e Norvegia; il Regno Unito è al momento escluso). L’implementazione di ICS2 è iniziata il 15 Marzo 2021, ma, vista la sua complessità e le ripercussioni sugli scambi commerciali, si è articolata in 3 fasi, ancora in corso di svolgimento: 

  • Release 1: ha introdotto l’obbligo vigente per spedizioni per via aerea di corrieri e servizi postali di trasmettere, a partire dal 15 Marzo 2021, un set minimo di dati tramite una Entry Summary Declaration (ENS) prima dell’imbarco, per i soli controlli di sicurezza;
  • Release 2: tutti gli operatori hanno l’obbligo di trasferire un più ampio set di dati per tutte le merci in ingresso nel territorio doganale europeo, per via aerea, a partire dal 1°Marzo 2023, tramite la Shared Trader Interface;
  • Release 3: gli stessi adempimenti saranno estesi alle merci in ingresso per via marittima, ferroviaria e terrestre a partire dal 1° Marzo 2024.

Puoi consultare le risorse elaborate dalla Commissione Europea qui, a proposito delle diverse fasi.

Fasi della release ICS2 - Qapla' Blog
Fonte: Commissione Europea

L’analisi del rischio della merce viene effettuata sulla base di una dichiarazione da trasmettere dai corrieri o, più in generale, dagli operatori logistici prima dell’arrivo: la Entry Summary Declaration (ENS). Questo vale al momento per le sole spedizioni aeree ma, come abbiamo visto, sarà esteso anche alle spedizioni via terra, mare e rotaia, a partire da marzo 2024.

I player logistici sono tenuti a inviare queste dichiarazioni tramite un’interfaccia unica denominata Shared Trader Interface (STI) in modalità Graphical User Interface (GUI) oppure in modalità System-to-System (S2S). Le ENS vengono così depositate in un database centralizzato europeo, detto Central Repository (CR), che dialoga con lo Stato membro responsabile e con eventuali Stati membri coinvolti, il tutto per una gestione ottimizzata del rischio.

La quantità di dati obbligatori in base all’ICS2 è aumentata rispetto al set minimo previsto in ICS1: chiaramente, sarà preoccupazione del merchant disporre delle informazioni che il corriere a sua volta richiederà per la generazione di spedizioni cross-border. La ENS varierà poi a seconda del tipo di mezzo di trasporto (aereo, marittimo, su gomma, su rotaia) a partire dala terza release di ICS2. Ecco un elenco di informazioni solitamente richieste nell’ENS, al momento per i trasporti aerei:

  • Identità e Nazionalità del Trasportatore
  • Numero di Viaggio o Volo
  • Data e Ora di Arrivo previste
  • Tipo di Mezzo di Trasporto all’Arrivo
  • Numero Totale di Articoli
  • Numero Totale di Colli
  • Numero Totale di Contenitori (se applicabile)
  • Dettagli di Ciascun Carico, incluso Codice e Descrizione della Merce
  • Codici HS (Harmonised System) delle Merci
  • Peso Lordo delle Merci
  • Dettagli sul Mittente e sul Destinatario (inclusi Paese e Indirizzo)
  • Indicatore di Carico a Rischio Elevato (se applicabile)
  • Numero e data della fattura

Questi dati vengono trasferiti al primo Paese di ingresso nel territorio doganale europeo e consentiranno alle relative autorità doganali di effettuare valutazioni di rischio precise, incrementando così la sicurezza e l’efficienza negli scambi commerciali.

I nuovi obblighi per spedizioni internazionali del sistema ICS2 - Qapla' Blog

I diversi corrieri e operatori logistici hanno recepito la riforma in modo diverso, ma nella maggior parte dei casi più stringente rispetto alle norme menzionate sopra. Molti corrieri internazionali le applicano anche per le spedizioni all’interno dell’Unione Europea e indipendentemente dal mezzo di trasporto. L’obiettivo è quello di evitare qualsiasi rallentamento nelle procedure doganali e prepararsi a eventuali futuri irrigidimenti delle norme.  Ti consigliamo, in ogni caso, di consultare il sito web o le comunicazioni del corriere a riguardo. 

In generale, il nuovo sistema ICS comporta per il mittente la trasmissione in anticipo dei dati sulla spedizione tramite il processo denominato EAD, Electronic Advance Data. Si tratta, come abbiamo visto, delle informazioni che il corriere dovrà trasmettere nell’ENS ma che possono variare a seconda del player logistico: dati su mittente, destinatario e contenuto della consegna (peso, valore, costi di trasporto, SKU, descrizione, tariffa HS).

Tra quelli che generalmente non potranno mancare ci sono:

  • il codice HS (Harmonised System), codice standard internazionale per la classificazione della merce composto da almeno 6 cifre (che fanno riferimento a categoria del prodotto, sottocategoria e materiale); 
  • il codice TARIC (Tariffa Integrata Comunitaria), in genere in alternativa al codice HS: è composto da 10 cifre e fa riferimento a disposizioni, obblighi tariffari e commerciali a cui è soggetta la merce all’interno del territorio doganale UE;
  • il Paese di manifattura.

Qapla’ si aggiorna perché tu possa essere compliant con la normativa in corso e spedire agilmente a livello internazionale, rispettando le nuove condizioni dei corrieri per la creazione delle spedizioni

Per le spedizioni DHL e Poste Italiane sono stati inseriti, nell’area etichette, i nuovi campi richiesti da ICS2, che possono essere importati automaticamente dagli ordini di alcune piattaforme eCommerce o marketplace o inseriti manualmente: 

  • Codici doganali (HS o TARIC)
  • Nazione di manifattura (codice Paese ISO2)
  • Peso Netto (presente per spedizioni DHL)
È possibile inserire, se assenti, i codici per ogni articolo dell’ordine, così come richiesto dalla riforma del sistema doganale. Puoi effettuare questa modifica nella sezione etichette della piattaforma, prima della creazione delle spedizioni stesse. Alcuni corrieri, infatti, potrebbero negare o annullare la generazione della spedizione in mancanza di questi dati. 

 

Nel video qui sotto puoi vedere quanto sia semplice inserire questi dati in piattaforma:

Qapla’ facilita la creazione di spedizioni internazionali permettendo anche di allegare digitalmente (in formato “paperless“) i documenti obbligatori richiesti dalle autorità doganali e/o dal corriere, tra cui la dichiarazione di libera esportazione e la fattura pro forma. 

L’introduzione di EAD, con la trasmissione in anticipo dei dati sulla spedizione cross-border, potrebbe apparire come un onere aggiuntivo e risultare quindi in lavoro extra, ma porta con sé diversi benefici per gli eCommerce:

  1. La classificazione delle merci importate e esportate effettuata in anticipo può risparmiare tempo e risorse soprattutto per quelle aziende eCommerce che gestiscono una varietà consistente di prodotti. Questa permette di sapere se è necessaria una licenza in base al Regolamento UE “Dual Use” 428/2009 e se sono dovute delle tariffe doganali per l’export. Per i merchant che importano dall’estero inoltre aumenta il controllo sulla catena di approvvigionamento
  2. Si abbassa notevolmente il rischio di alti tempi di attesa alle dogane, con conseguenti ritardi sulle spedizioni verso i clienti all’estero. Si pensi che in alcuni casi, l’assenza di informazioni complete sugli articoli spediti può risultare in un rifiuto e rientro della merce o addirittura in una distruzione di essa. In generale le procedure doganali diventano più rapide ed efficienti e si riducono i tempi di consegna, con un miglioramento della Delivery Experience del destinatario e una riduzione delle richieste sul tracking.
  3. Le aziende eCommerce che già trasmettono i dati aggiuntivi tramite EAD sono già compliant rispetto a futuri probabili cambiamenti normativi, ponendosi un passo avanti rispetto a competitor che ancora non si sono adattati.

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