Shipment tracking systems — the complete guide

Il tracking degli ordini è una risorsa per il tuo eCommerce, ti permette in un solo colpo di avere sotto controllo la spedizione della tua merce e di gestire tempestivamente eventuali problemi e di fidelizzare il tuo cliente. Vediamo insieme di cosa si tratta di preciso!

• Il tracking spedizione: come funziona 
• Le strategie di tracciamento per le spedizione 
• Migliorare il tracking delle spedizioni 
• I tracciamenti delle spedizione dei corrieri: 
  • BRT tracking 
  • GLS tracking 
  • SDA tracking 
  • DHL tracking
  • UPS tracking 
  • TNT tracking
• Come rendere il tracking strumento di Marketing

Tracking spedizione: come funziona

Tracking è un termine inglese che sta per monitoraggio o localizzazione. Infatti si intende il tracciamento del pacco spedito, così da permetterti sia di controllare la spedizione come seller che di comunicare al cliente gli spostamenti del suo ordine migliorando la sua esperienza d’acquisto. 

Sapere dove è il prodotto che è già stato pagato e quando arriverà è un bel sollievo per i tuoi clienti!

Non avere più notizie del proprio ordine fino a che non arriva non è molto rassicurante, senza contare che a livello organizzativo potrebbe creare delle difficoltà per la consegna dell’ordine e nelle comunicazioni tra l’eCommerce e il trasportatore. In più, l’acquirente non sapendo quando arriverà il corriere potrebbe non essere reperibile quando arriva il corriere. Questo fenomeno genera le così dette giacenze, di cui poi sono da gestire gli svincoli, lato eCommerce o destinatario.

Fondamentalmente il tracking è un servizio di assistenza che migliora la customer experience e ti permette anche di essere presente e attivo nel caso vi siano problemi da risolvere. Questo può essere ciò che ti permette di fidelizzare la tua clientela. Anche se ci fossero degli intoppi, sarai subito pronto a risolverli dimostrandoti un ottimo venditore, anzi il migliore!

Se ti affidi ad aziende esterne per la gestione della spedizione è anche un buon modo per queste di operare in modo trasparente, dandoti prova dell’ottimo servizio svolto e rafforzando la vostra collaborazione. 

Il tracking può diventare il tuo vantaggio competitivo.

Il tracciamento del pacco avviene tramite l’assegnazione di un codice univoco alla spedizione — il tracking number — e attraverso una serie di comunicazioni riguardo al flusso della merce.

A più ordini (con relativi numeri d’ordine) può corrispondere lo stesso tracking number, nel caso di una spedizione con più colli destinata allo stesso cliente.Nel caso del titolare dell’eCommerce è possibile avere visibilità sullo stato dei vari ordini tramite un pannello di controllo. Tramite certe applicazioni o aziende che forniscono servizi per eCommerce puoi gestire dalla stessa dashboard tutti i corrieri, con un notevole risparmio di tempo, di energie e di errori. Con Qapla’ è possibile anche avere visibilità sulle spedizioni internazionali multicorriere ad esempio.

Il cliente finale invece riceverà comunicazioni di diverso tipo, come email, SMS o potrà monitorare lo stato della spedizione inserendo il numero di tracking nell’apposita sezione del sito del corriere. Il tracking number può essere inviato dal venditore o dal corriere, a seconda della strategia scelta. Se sarai tu a comunicare con il cliente finale avrai numerosi touchpoint, che possono essere personalizzati e quindi diventare anche una buona scusa per promuovere il tuo business online! Non ultimo tra questi touchpoint è la creazione di una tracking page brandizzata che il tuo acquirente può consultare ogni volta che vuole e che oltre alle informazioni sulla spedizione conterrà anche promozioni, suggerimenti per futuri acquisti e altri contenuti di interesse. 

Qui di seguito alcuni esempi degli stati di spedizione che potrai visualizzare nei pannelli di controllo o nei messaggi:

• Partito: la merce ha lasciato i magazzini del trasportatore e inizia il viaggio verso il destinatario
• In transito: con questa dicitura si indica che il pacco sta viaggiando da un checkpoint all’altro.
• In consegna: il pacco verrà consegnato in giornata
• Ritardo: il pacco è in ritardo, oltre a questa dicitura di solito viene specificato il motivo e se tale ritardo è imputabile a cause di forza maggiore
• Indirizzo errato: il pacco non è stato consegnato perché l’indirizzo non è corretto. È uno di quei momenti in cui contattare tempestivamente il corriere è una buona idea per evitare brutte recensioni
• Destinatario assente: capita che nonostante il tracking l’acquirente non sia reperibile al momento della consegna, contattarlo per concordare una nuova consegna potrebbe farvi diventare uno dei suoi venditori preferiti! (evitando così dover far rientrare la merce).
• Consegnato: il prodotto è nelle mani o alla porta del destinatario, che può scartare il packaging e iniziare la nuova fase di customer experience

Si tratta quindi di una tecnologia in parte automatizzata e in parte basata sul lavoro degli operatori. Tramite appositi device infatti gli addetti alla spedizione leggeranno i codici sui pacchi e automaticamente il sistema verrà aggiornato e renderà visibile l’informazione; tramite il pannello di controllo per l’azienda di spedizioni stessa e il venditore oppure tramite messaggi, e tracking page per il cliente finale. 
La comunicazione con l’acquirente può essere automatizzata tramite software appositi che ti permettono di personalizzare i messaggi e di sincronizzare tutto senza ulteriore lavoro da parte tua.

Strategie di tracciamento per le spedizioni

Per avere davvero sotto controllo la situazione il tracking inizia prima della spedizione stessa, ovvero inizia quando l’operatore prende in carico la merce. Ai prodotti vengono assegnati dei codici alfanumerici in modo che, durante la movimentazione e l’evasione dell’ordine, si possa tener traccia di tutti gli spostamenti. Si tratta in pratica di tutta quella parte che riguarda i software per la gestione del magazzino, i WMS, ovvero Warehouse Management Systems.

Quindi si possono identificare due tipi di tracciamento: interno (prima della spedizione) ed esterno (una volta creata la spedizione).

Avere un sistema di tracciamento digitalizzato è indispensabile per qualsiasi azienda che fornisce servizi di distribuzione secondaria: questo permette un monitoraggio efficace delle spedizioni sia internamente che per tutti coloro che si affidano ad essa. A loro volta i venditori che usufruiscono del servizio beneficeranno della possibilità di aggiornare i propri clienti in tempo reale. Questo sarà di notevole conforto per tutti coloro che aspettano il loro ordine, migliorando anche di parecchio l’opinione che hanno del venditore e dell’esperienza complessiva di consegna.

Infatti molti acquirenti anche se comprano online provano ancora diffidenza nei confronti di store e aziende che non conoscono bene, un buon tracking può contribuire a aumentare il senso di fiducia nei confronti della tua azienda già prima che ricevano la merce.

Un monitoraggio dettagliato ti permette anche di fornire un migliore servizio di customer care. Attraverso i codici assegnati alla merce e alla sincronizzazione in automatico, tutti gli attori coinvolti possono sapere dov’è il pacco ed eventualmente effettuare le azioni necessarie a risolvere eventuali problematiche. 

I sistemi più usati per rendere uniforme la trasmissione delle informazioni sono:

• Codici a barre (UPC, EAN): si tratta di una sequenza di numeri associati a una serie di barre verticali.  Ci sono delle norme di codifica che stabiliscono il tipo di prodotto in base al GTIN (Global Trade Item Number). Oltre a questo numero possono esserci il SIN (Shipment Identification Number) o il SSCC (Serial Shipping Container Code).
• RFID: sono sistemi di identificazione che trasmettono i dati attraverso onde radio. Queste etichette si attivano automaticamente quando lo scanner RF si avvicina.

Integrando la codifica delle merci fin dall’inizio del percorso si possono migliorare anche le attività di stoccaggio, prelievo e tutto ciò che è connesso alla movimentazione della merce. Questo permette di automatizzare e sincronizzare al massimo ogni processo, dal magazzino alla consegna. 

Una volta trovato il modo di identificare le merci, tutte le informazioni vanno sincronizzate attraverso un software. In pratica si deve coordinare il flusso di informazioni e il flusso di merci quindi questi software devono essere in grado di raccogliere, processare e restituire dati strutturati. 

Deve quindi:

• Raccogliere e conservare le informazioni sul transito della merce
• Strutturare tali dati tanto da renderli utilizzabili
• Creare checkpoint efficaci tra dispositivi e operatori coinvolti lungo la supply chain. 

I principali sistemi usati sono:

• Sistema ERP: integra informazioni provenienti da più fonti e settori dell’azienda: vendita, amministrazione, produzione, ecc ecc.
• Sistema WMS (Warehouse Management System): ottimizza i flussi all’interno del magazzino e si coordina con il sistema ERP.
• Sistemi di gestione delle flotte di trasporto o TMS (Transport Management System): 

serve per organizzare i percorsi dei corrieri. Molto importante per gestire le spedizioni eCommerce e a tutti gli effetti ciò che fornisce il tracking esterno che tanto è caro al cliente (e al venditore). È integrabile con il WMS in modo da ottimizzare i processi di etichettatura e lo scambio di informazioni tra sistemi. I sistemi di gestione dei trasporti possono essere usati da tutte quelle aziende che devono spedire, spostare e ricevere merci su base regolare, ad esempio: produttori, distributori, eCommerce, attività Retail e chiaramente aziende che forniscono servizi logistici di qualsiasi tipo (3PL, 4PL, LSP)

Attraverso il tracking number, o numero di tracciabilità o tracking, tu o il cliente potete seguire i movimenti del pacco. Ma ci sono varie opzioni per renderlo possibile. 

Lato venditore puoi monitorare i pacchi dal pannello di controllo del corriere, ma se usi più corrieri è molto complicato! Infatti esistono software nati per permetterti di monitorare tutte le spedizioni da un’unica dashboard, ad esempio con Qapla’! 

Per quanto riguarda il cliente finale puoi fornirgli anche solo il numero di tracking e il link alla apposita sezione del sito oppure il link della tracking page, provvederà lui a monitorare lo stato dell’ordine. Strategicamente però puoi pensare di affidarti a dei tool di marketing automation che ti permettono di inviare email personalizzate per tenere aggiornato l’acquirente sui movimenti del suo pacco, cogliendo l’occasione di mostrargli articoli correlati o promozioni. Sempre grazie a tool come questi puoi anche creare una tracking page brandizzata ed evitare così di far visualizzare la pagina del corriere, fornendo tu stesso la possibilità di monitorare costantemente i prodotti in transito. 

Interessante no?!

I tracciamenti delle spedizioni dei corrieri:

Vediamo ora i vari corrieri come gestiscono il tracking.

BRT tracking 

Ex Bartolini, ora parte del gruppo DPD, ha 200 filiali sul territorio italiano e ognuna applica diverse tariffe e decisioni.L’inserimento dei dati nel sistema di comunicazione è manuale, sia del cliente che del collo, e viene fatto nella filiale che è stata scelta per la gestione del pacco. Questo significa che fino a che la merce non è arrivata in sede non viene registrata. Una volta generato il codice viene inviata un’email al mittente. Tramite il portale puoi anche cercare le spedizioni attraverso le date di ritiro o consegna effettuate negli ultimi due mesi.

GLS tracking 

GLS è un corriere inglese che opera in Italia in franchising con le filiali presenti sul territorio. Per le consegne utilizza sia fattorini inquadrati come dipendenti che padroncini. Attraverso il Trace ID fornito dall’azienda sia mittente che destinatario possono monitorare il pacco in qualsiasi momento. ll tracciamento include il giorno di consegna. Consente di visualizzare più spedizioni sulla stessa pagina, sia per chi spedisce che per chi riceve. Il sistema di inserimento è tramite scanner e i codici hanno delle norme di codifica precisi, le spedizioni italiane ad esempio hanno una o due lettere e 8/9 cifre. Le spedizioni internazionali invece hanno solo un codice numerico di 11/12 cifre.

SDA tracking 

Dal 1998 questa azienda italiana è entrata a far parte del Gruppo Poste Italiane. Ha una distribuzione capillare sul territorio, anche in zone disagiate. Grazie alla collaborazione con Poste Italiane ogni ufficio postale è un possibile punto di ritiro o consegna. Offre pacchetti e abbonamenti adattabili a ogni necessità, ma non consente spedizioni occasionali. Il codice di tracciamento è generato automaticamente attraverso il portale “MY SDA 2.0” e dovrà poi essere inoltrato al destinatario. Dalla tracking page si può monitorare lo stato della spedizione in qualsiasi momento.

DHL tracking

Compagnia di trasporto americana, acquisita nel 1998 da Deutsche Post, oggi è presente in tutto il mondo con una grande flotta sia area che su ruote e con grandi magazzini e terminal di proprietà. Gli addetti alla consegna sono tutti dipendenti e questo garantisce un ottimo servizio, infatti è specializzata in spedizioni veloci e di valore. I dati del collo vengono inseriti tramite il portale DHL ProView sia da web che da mobile e il tracking number viene generato automaticamente ed è subito utilizzabile. Tramite questo codice è possibile vedere la posizione del pacco in tempo reale e il cliente potrà anche scegliere varie opzioni per la consegna. Tramite il portale il mittente può visualizzare tutte le sue spedizioni contemporaneamente. Inoltre fornisce notifiche sia via email che via SMS quando le spedizioni vengono ritirate, consegnate o sono in ritardo.

UPS tracking 

Come multinazionale americana ha uffici locali e indipendenti, ha una sua flotta aerea e  su ruote. È molto conosciuta per la sua affidabilità e offre soluzioni personalizzate sia a livello logistico che contrattuale. Essendo un servizio di spedizioni con tariffe più alte offre vantaggi anche dal lato del tracking. È possibile programmare un ritiro, ricercare le spedizioni o anche effettuare un pagamento tutto tramite app o sito. Il numero di tracciamento è rilasciato immediatamente, insieme all’etichetta ed è subito attivo. Anche UPS utilizza sia SMS che email e sul sito è sempre disponibile una pagina di monitoraggio in tempo reale, sia lato mittente che lato destinatario. 

TNT tracking

Parte di PostNL, è un’azienda olandese. È stata acquisita di recente dall’americana FedEx. Presente in Italia ed Europa, usano sia dipendenti che personale esterno. Utilizzerà il sistema di tracciamento FedEx InSight che consente un monitoraggio in tempo reale di tutte le spedizioni effettuate e ricevute, inviando anche notifiche tramite email e SMS.

Come rendere il tracking strumento di Marketing

Non lasciare che il tuo cliente diventi ansioso in attesa del suo ordine! 

Spesso le email di notifica sullo stato della spedizione vengono aperte anche più volte in cerca di qualche informazione in più. Per questo non dovresti delegare questo aspetto ai corrieri, anzi sfrutta il tracking come opportunità per far crescere il tuo business. 

Infatti i corrieri non hanno interesse a promuovere la tua attività, i messaggi sono spesso anonimi e non riportano neanche il tuo logo. Qualsiasi cosa accada però alla merce che hai spedito per il cliente sarà una tua responsabilità (questo anche in termini di legge, vedi Dirett. Consumatori giu. 2014)! 

Quindi perché non prendersi anche i meriti e usare queste comunicazioni per informare meglio il cliente e inviargli promozioni e comunicazioni personalizzate?

Dai nostri dati interni passando dalle email transazionali generiche a quelle inviate tramite Qapla’, e quindi personalizzate, si genera un incremento medio di 15.000 euro al mese, variabile a seconda dello scontrino medio dell’eCommerce. In periodi come Natale o durante i saldi c’è una maggiore propensione all’acquisto. Il tuo eCommerce potrebbe attirare nuovi clienti, ed è qui che una buona strategia post-vendita o post-spedizione fa la differenza e ti permette prima di attuare strategie di cross o up selling e poi di fidelizzare i clienti.

Ogni tracking è un’opportunità di crescita!

Se ancora utilizzi il vecchio template per le tracking page Qapla’, con pochi semplici passi da seguire potrai attivare il nuovo editor drag&drop, aperto ad infinite opportunità di servizi e vendite durante la consegna. Non perdere l’occasione di scoprire come creare con solo pochi click una nuova tracking page personalizzata su misura per il tuo brand.

Su Qapla’…

Gestire le spedizioni di un eCommerce richiede attenzione e un certo numero di tempo. Qapla’ è lo strumento giusto per avere sempre la situazione degli ordini sotto controllo, gestendoli da una unica piattaforma, e risparmiando anche un’importante quantità di tempo.

Permette inoltre di aumentare il numero di conversioni, grazie alla possibilità di inviare email transazionali e il tracking della spedizione in maniera del tutto personalizzata, secondo le esigenza del brand.

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